Cómo convocar una rueda de prensa

En el momento en que un cliente te dice que quiere hacer una rueda de prensa para exponer su idea, el estudio que ha realizado o hacer la presentación de “su libro” ante los periodistas, sabes que se acabó dormir sin pesadillas hasta la fecha marcada.

Y es que no existe un momento de mayor incertidumbre y tensión para un responsable de gabinete de prensa que ese.

¿Vendrán los periodistas?, es la pregunta que nos obsesionará durante las próximas semanas y a la que no se conseguirá dar respuesta hasta el día y la hora de la convocatoria. Suena terrorífico. Lo es.

¿Qué es una rueda de prensa exactamente?

Ya hemos convertido a nuestro cliente en fuente de información a través de haber sido publicado en diferentes medios. Todo un logro en el que se basa nuestro trabajo. Ahora, ha llegado un momento en el que desea tener un encuentro simultáneo con los periodistas para dar a conocer un tema importante y poder aclarar in situ todas las cuestiones que los periodistas puedan plantear.

¿Cómo se organiza una rueda de prensa?

Con amor. Lo digo en serio. No basta solo con planificar bien los tiempos, ni con mandar la nota de prensa con la invitación mejor redactada de la Historia, para hacer que los periodistas deseen abandonar sus redacciones e invertir dos horas de su tiempo en acudir a nuestro evento. Si nuestro cliente no es un entrenador de futbol de 1ª división, un político, o un cantante nº 1 en ventas, nos va a tocar utilizar todos los recursos que tengamos a nuestro alcance para conseguir llamar su atención y hacer que acuda a nuestra llamada.

Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Planificar: Debemos enviar la nota de prensa con la convocatoria con tiempo suficiente para que el periodista pueda organizarse y que además nos permita enviar un recordatorio el día previo. Además, a la hora de elegir una fecha en la que realizar la rueda de prensa, deberemos tener en cuenta las peculiaridades de cada medio, como las fechas de cierre de edición o los días en los que es más complicado que puedan salir de la redacción.
2. Logística: Dependiendo de quién sea nuestro cliente y lo que quiere presentar habrá que tener en cuenta muchos detalles, pero lo que nunca podremos pasar por alto es que el evento se realice en un lugar bien comunicado, contratar un catering, ser fiel a los horarios estipulados, dejar un espacio determinado para televisión o fotógrafos, que el lugar esté bien sonorizado e iluminado y preparar un dossier informativo o documentación para facilitar al máximo al periodista la posterior redacción de su artículo.
3.  Gestión de expectativas. Hacer comprender a un cliente la dificultad que supone convocar una rueda de prensa es primordial para evitar que se decepcione. Es normal que deseen una sala llena de cámaras de televisión, sin embargo, siempre será mejor que acuda un redactor de El Mundo o El País, que televisiones locales o de contenido online sin excesiva repercusión.

¿Cómo realizar una convocatoria de prensa efectiva?

En ocasiones, la línea que separa el departamento de marketing y el de prensa es muy delgada y en este caso, si contamos con los recursos suficientes, conviene rebasarla.

Enviar una nota de prensa explicando la motivación y la razón por la que el periodista no se debe perder nuestra rueda de prensa es una forma básica y la más utilizada para este tipo de eventos. Teniendo en cuenta que un periodista recibe una media de 64 notas de prensa diarias, conviene diferenciarnos y llamar la atención utilizando una táctica más elaborada (y también más cara) como es el marketing directo.

Pongo como ejemplo la rueda de prensa que organicé a una compañía de teatro que quería presentar su nuevo montaje. En este caso, encargamos unas tabletas de chocolate que llevaban impresas las letras que formaban el título de la obra en las propias onzas del dulce.

Elegimos el recurso del chocolate porque era un elemento que aparecía en la obra y tenía cierta notoriedad en una de las escenas.

Enviamos las tabletas muy bien presentadas a diferentes periodistas culturales en los que incluímos la convocatoria. Con un lenguaje informal y una infografía cuidada, adjuntamos el lugar, la fecha, la hora y mi contacto como responsable de prensa.

Una vez finalizada la rueda de prensa, los periodistas comentaron entre ellos lo mucho que les había gustado el chocolate de la invitación.

Convocar una rueda de prensa no es una ciencia exacta, por lo que tener éxito depende de varios factores. Está en las manos de los responsables de prensa conseguir diferenciarse con creatividad y mucho, mucho trabajo.