Cómo preparar a un portavoz para afrontar una entrevista en los medios


Aparecer en los medios de comunicación mediante una entrevista es uno de los objetivos más deseados por empresas y organizaciones. Les permite presentarse al mundo en su forma más natural, más cercana, y también más humana, gracias a un portavoz. Sin embargo, llegó el día, el departamento de comunicación ha cerrado una entrevista, y surgen las preguntas. ¿Quién es la persona más adecuada? ¿Cómo la preparo?

Como organización, el objetivo de la entrevista es claro: dar un testimonio alineado con nuestra misión, visión y valores, pero también con los intereses del medio y sus audiencias. Ahora bien, el resultado, salir reforzados o no, depende de cómo afrontemos la preparación de nuestra intervención con portavoces y periodistas.

El portavoz TOP

Decidir quién es la persona más idónea para desempeñar el rol de portavoz y cómo formarla, es el principal reto que debemos afrontar. Pero, ¿qué cualidades debe tener el portavoz perfecto? El perfil del candidato destinado a ser la voz de nuestra organización debe reunir 5 skills básicas:

1- Expertise. Quien representa a nuestra organización frente al periodista tiene que conocer a fondo la entidad y dominar el tema sobre el que girará la entrevista. Su intervención se basará en un discurso previamente redactado y estructurado con los mensajes e ideas principales que desde nuestra organización queremos que calen en el entrevistador y su audiencia.

2- Síntesis y concreción. El portavoz debe transmitir los mensajes con la máxima concreción y sinceridad. Una idea mal expresada puede significar para el periodista todo lo contrario de lo que queremos. Tenemos que trabajar para que el portavoz sepa visualizar cómo quedan impresas sus palabras o cómo se oirán en antena si la entrevista es en radio o televisión.

3-Persuasión. Debemos enfocar la formación de nuestro portavoz para que saque el máximo partido a sus habilidades oratorias y retóricas. Si logra persuadir mediante sus palabras y hechos conseguirá la aceptación del mensaje que queremos transmitir como entidad.

4-Credibilidad. El portavoz debe ser capaz de lanzar correctamente los mensajes de la organización, sin personalismos ni mensajes contradictorios. De esta manera se transmite credibilidad y se miniza el riesgo de malas interpretaciones.

5-Resolución. Es clave preparar a nuestro portavoz para responder con garantías ante cualquier dialéctica que pueda presentarse. Poseer recursos es clave para tener capacidad de respuesta ante preguntas imprevistas.

Preparar el escenario
Elegir al mejor portavoz y formarlo es el primer paso preparar nuestras intervenciones en medios, pero no el único. Trabajar una relación sólida con los periodistas nos ayudará a conseguir un vínculo de familiaridad con ellos, clave para lograr entrevistas más distendidas en las que el portavoz se sienta más cómodo y la comunicación fluya en ambas direcciones.

Mantener una comunicación continua con los periodistas y facilitarles información previa sobre nuestra organización y el portavoz, ayudará a que nos conozcan mejor para preparar sus entrevistas. Eso sí, no se trata de anular la capacidad crítica y analítica del periodista pactando cada una de las preguntas. En una entrevista las reglas siempre las marca el periodista.

También debemos considerar el tipo de medio en el que se llevará a cabo la entrevista y si se realizará en directo o será en diferido. Es necesario valorar las posibilidades que ofrecen cada una de las opciones para contar con un ambiente lo más cómodo posible para el portavoz. Si se trata de una entrevista en prensa escrita, lo más adeacuado es plantearla en un entorno distendido, ya que se publicará en diferido y contará con una edición posterior. En cambio, si la entrevista se realiza para la radio o la televisión, existe la posibilidad de que sea en directo. En estas ocasiones, podemos pedir un pequeño borrador o guion de preguntas antes de salir a antena con el objetivo de conseguir un resultado equilibrado para el programa.

Si has leído hasta aquí, ya puedes dar los primeros pasos ante los medios y dar respuesta a las preguntas de los periodistas. En Influenzzia te ayudamos a lograr esa entrevista de 10 en la que tus portavoces puedan enfrentarse a cualquier situación dialéctica con seguridad. Te asesoramos para construir una imagen de credibilidad y ponemos a tu disposición nuestra experiencia y herramientas de comunicación interpersonal para aumentar tu notoriedad en tus apariciones mediáticas.

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